Tussentijdse cijfers en cashflow prognoses voor accountants

Voor veel accountants zijn tussentijdse cijfers en cashflow forecasting een logische uitbreiding van hun adviesverlening. Desondanks bestaan er obstakels die deze dienstverlening belemmeren. Vaak wordt teruggegrepen naar tijdrovende en foutgevoelige spreadsheets, wat het moeilijk maakt om deze diensten op een schaalbare manier aan te bieden. Met het gebruik van gespecialiseerde tools kan je deze obstakels echter overwinnen.

In deze blog bespreken we de voor- en nadelen van het aanbieden van tussentijdse cijfers en cashflowprognoses. We laten zien hoe software hierbij kan helpen en waar je op kan letten bij het selecteren van een geschikte oplossing.

Waarom tussentijdse cijfers en prognoses aanbieden?

1. Onderscheidend vermogen: Door de verdere automatisering van compliance wordt dit steeds meer gezien als een commodity door ondernemers. Door aanvullende diensten - zoals tussentijdse cijfers en prognoses - aan te bieden, kun je je onderscheiden van andere accountants.
2. Klantenrelatie: Het periodiek doornemen van tussentijdse cijfers met je klant zal ook je relatie met je klant versterken. In plaats van enkel de persoon te zijn die ontbrekende bonnetjes opvraagt, kun je ook een sparringpartner zijn voor jouw klant.
3. Additionele omzet: Steeds meer accountants schakelen in hun prijszetting over naar een abonnementen model. Een premium plan waar bespreking van tussentijdse cijfers en prognoses vervat zitten kunnen zorgen voor hogere recurrente inkomsten.
4. Motivatie personeel: Het aanbieden van adviserende diensten kan een prettige afwisseling zijn voor jouw personeel. Dit maakt je een aantrekkelijkere werkgever in een periode waarin er een tekort is aan beschikbare arbeidskrachten.

De CFO van de ondernemer

Veel ondernemers hebben geen middelen om voltijds een CFO in te zetten, maar zitten met heel wat vragen met betrekking tot hun financieen. Als accountant ben je al een vertrouwenspersoon, maar kheb je de mogelijkheid om je ontplooien tot de CFO van de ondernemer door enkele additionele diensten aan te bieden

1. Het opmaken van tussentijdse cijfers geeft jouw klant tijdens het jaar al een beter zicht op de prestatie van zijn onderneming. Je kan dankzij softwareoplossingen op een laagdrempelige manier up-to-date cijfers beschikbaar maken aan de ondernemer. Hierbij kan je ook aangeven tot waar de cijfers in de boekhouding bijgewerkt zijn
2. Door het gebruik van templates - zoals bijvoorbeeld RGS of aangepaste sector templates - kan je snel inzicht geven in het resultaat, de balans en de cash flow van jouw klanten. Voor klanten die een dieper inzicht wensen kan je een rekeningenschema en rapportage op maat ontwerpen.
3. Maand- of kwartaal gesprekken met de klant waarbij je samen door de tussentijdse cijfers loopt helpen om je klant bijkomende inzichten in de cijfers te geven. Softwareoplossingen kunnen helpen bij het bijhouden van opmerkingen op de cijfers die tijdens deze gesprekken naar boven komen.
4. Het aanleveren van tussentijdse rapporten - met inbegrip van opmerkingen die uit maand-of  kwartaalgesprekken voort zijn gekomen - kan de ondernemer een extra houvast geven.
5. Het opvolgen van de kaspositie en het aanbieden van liquiditeitsprognoses bieden jouw klanten additionele zekerheid. Voor ondernemingen waar het opvolgen van de cash flow belangrijk is, kan je samen een budget en enkele prognoses opmaken. Door maandelijks een update te geven van de huidige kaspositie en een gesprek te hebben over de  liquiditeitsprognose kan je fungeren als een sparringspartner voor de ondernemer.

‍

Obstakels voor accountants

Bij het uitrollen van dit type dienstverlening ervaren accountants vaak obstakels. Tijdsgebrek om deze dienst aan te bieden omwille van een tekort aan personeel is de meest voorkomende. Daarnaast ontbreekt vaak ook een efficiënte methode om rapportage en prognoses op te maken, waardoor tijdrovende en foutgevoelige spreadsheets worden gebruikt. Dit kan een impact hebben op de kwaliteit van het geleverde werk.

Het gebruik van gespecialiseerde software kan je helpen om deze obstakels te overwinnen.

Voordelen van rapportage- en prognosesoftware

1. Snellere opzet: Tools maken de opzet van rapportages en prognoses sneller, wat kostbare tijd bespaart.
2. Betrouwbare cijfers: Software minimaliseert fouten, waardoor de cijfers betrouwbaarder zijn.
3. Diepgaand inzicht: Gegevens kunnen eenvoudiger worden geanalyseerd, wat leidt tot diepgaander inzicht in de financiële situatie van de klant.
4. Up-to-date cijfers: Synchronisatie zorgt ervoor dat de cijfers altijd actueel zijn, wat leidt tot betere beslissingen.
5. Accurate prognoses: Het gebruik van software maakt het mogelijk om nauwkeurige prognoses te maken op basis van de meest recente gegevens.
6. Foutloze communicatie: Software zorgt voor foutloze communicatie, zowel intern als naar de klant toe, wat de betrouwbaarheid en professionaliteit van de accountantspraktijk verhoogt.

Rapportage en prognoses in één oplossing

Accountants gebruiken vaak verschillende rapportage-oplossingen voor verschillende klanten, wat nadelen met zich meebrengt:

1. Opleiding van personeel: Personeel moet getraind worden in het gebruik van verschillende pakketten, wat tijd kost en leidt tot inefficiënties.
2. Migratieproblemen: Het gebruik van verschillende oplossingen vereist migratie van gegevens, wat een drempel vormt om te beginnen.
3. Geen enkele bron van waarheid: Verschillende oplossingen voor rapportages en prognoses kunnen leiden tot inefficiënties en minder diepgaand inzicht.

Om deze redenen kan het aanbieden van tussentijdse cijfers en cash flow forecasting in één oplossing efficiëntiewinsten opleveren

Selectiecriteria

Bij het selecteren van een oplossing moet je rekening houden met de volgende criteria:

1. Snel opzetbaar: Rapporten moeten snel en eenvoudig kunnen worden opgezet, bijvoorbeeld via templates zoals BE GAAP, RGS, of aangepaste sjablonen.
2. Flexibiliteit en gebruiksvriendelijkheid: De structuur van resultatenrekening, balans en cashflow statement moet eenvoudig aan te passen zijn zonder afhankelijkheid van consultants.
3. Inzichten en gebruikerservaring: De oplossing moet eenvoudig te gebruiken zijn en snel de juiste inzichten bieden via dashboards en rapporten.
4. Consolidatiemogelijkheden: (Multi-currency) consolidatie moet mogelijk zijn voor een nauwkeurig overzicht van financiële gegevens.
5. Analytische informatie: Analytische assen (zoals kostenplaatsen en kostendragers) moeten ondersteund zijn voor diepgaand inzicht in prestaties van specifieke delen van sommige ondernemingen.
6. Snelle prognoses: Een eerste prognose moet snel te maken zijn, bijvoorbeeld door historische cijfers te gebruiken of uploads uit spreadsheets te ondersteunen.
7. Gedetailleerde prognoses: Diepgaandere prognoses moeten kunnen maken op basis van operationele drivers. Bijvoorbeeld: Hoeveel ga ik verkopen aan welke prijs? Welke kostprijs staat hier tegenover? Ga ik extra personeel aanwerven?
8. Gebruik van operationele data: Het gebruik van operationele data (zoals openstaande klanten en leveranciers, BTW balansen, abonnementbeheer-data, het personeelsbestand uit je HR oplossing, etc.) kan de betrouwbaarheid van cashflowprognoses op korte termijn verbeteren.
9. Rolling forecasts: Naast de exploitatiebegroting moet een cashflowprognose mogelijk zijn, vertrekkende van de huidige cashbalans.
10. Scenario-analyse: Het gebruik van verschillende scenario’s is essentieel voor het evalueren van de prestaties van de onderneming.

Efficiënte tussentijdse cijfers en cashflow prognoses

Met Monitr Lite kun je snel tussentijdse cijfers opzetten aan de hand van templates zoals BE GAAP, RGS, of aangepaste sjablonen. De video hieronder demonstreert hoe je een dossier opzet op basis van een template.

Geef je klanten inzicht in hun financiële prestaties aan het hand van inzichtelijke dashboard en rapporten, maar ook doormiddel van een periodieke PDF-rapportage.

Monitr biedt een drag-and-drop interface waarmee je gemakkelijk aanpassingen kunt maken aan rapporten zoals de resultatenrekening, balans en cashflow statement. De intuïtieve gebruikersinterface en duidelijke dashboards zorgen voor snelle en juiste inzichten in de financiële situatie van je bedrijf.

Daarnaast biedt Monitr geavanceerde analytische tools, zoals kostenplaatsen, kostendragers en projectcodes, voor diepgaand inzicht in de prestaties van verschillende delen van je onderneming.

Met Monitr Premium kun je snel een eerste prognose genereren op basis van historische data of uploads van spreadsheets. De onderstaande video legt uit hoe je in enkele minuten een eerste prognose kunt maken.

Monitr maakt diepgaandere prognoses mogelijk op basis van operationele drivers, zoals verkoopprojecties en personeelskosten. Bovendien kunnen de prognoses verfijnd worden met operationele data, zoals openstaande klanten, leveranciers en HR-gegevens, wat de betrouwbaarheid van de prognoses op korte termijn drastisch verbetert.

Met Monitr kun je ook een rolling cashflow forecast weergeven, vertrekkende van de huidige cashbalans, en bijsturen op basis van de actuele verwachtingen. Daarnaast ondersteunt Monitr verschillende scenario’s, wat een waardevol instrument is om de prestaties van je onderneming te evalueren.

Tot slot biedt Monitr ook consolidatiemogelijkheden, inclusief multi-currency consolidatie, voor een nauwkeurig overzicht van financiële gegevens, zelfs voor bedrijven met internationale activiteiten.

‍